Politique de Confidentialité
Version 3.0 — Date d'effet : 14 octobre 2026
1. Rôles
- •Pour les données de compte, d'organisation et de facturation, l'Éditeur de Flowo (cf. Mentions légales) est responsable de traitement.
- •Pour les données traitées pour le compte de la Structure (messages vocaux, transcriptions, contacts, et le cas échéant données relatives à ses clients/patients), l'Éditeur agit en sous-traitant au sens de l'art. 28 RGPD ; la Structure est responsable de traitement. Ces traitements sont encadrés par l' Accord de sous-traitance (DPA).
- •Contact protection des données : support@flowo.fr ou le support intégré au Service.
2. Données collectées
- •Identification : nom, prénom, email, mot de passe (haché), langue ; le cas échéant identité du compte Google (connexion avec Google).
- •Organisation : nom et adresse de la Structure, contact, rôles et permissions.
- •Contenu : messages vocaux (enregistrement audio, numéro et nom de l'appelant, numéro appelé, transcription, résumé et classement par IA, catégorie, priorité, statut), notes et contacts ; selon les modules activés, emails importés et données des modules santé (patients, séances). Ce contenu peut, selon l'activité de la Structure, contenir des données sensibles (art. 9 RGPD) — la Structure, responsable de traitement, doit s'assurer de disposer de la base légale appropriée.
- •Facturation : nom, email, adresse et SIRET de la Structure, formule et historique de paiement, factures. Les coordonnées bancaires sont saisies et conservées par Stripe, jamais par le Service.
- •Technique : adresse IP, navigateur, historique de connexion, journaux d'audit, mesure d'audience anonyme.
- •Identifiants des intégrations : identifiants des intégrations optionnelles (messagerie Orange, Gmail, Notion) — chiffrés (AES-256-GCM).
3. Finalités et bases légales
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Fourniture du Service | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Gestion des comptes | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Sécurité, amélioration et correction des erreurs | Intérêt légitime (art. 6.1.f) |
| Mesure d'audience anonyme du Service | Intérêt légitime (art. 6.1.f) |
| Communications marketing | Consentement (art. 6.1.a) |
| Obligations légales (facturation, etc.) | Obligation légale (art. 6.1.c) |
4. Hébergement, sous-traitants et destinataires
Le Service (application, base de données et fichiers audio) est hébergé sur un serveur exploité par l'Éditeur, situé en France. Les prestataires suivants interviennent :
| Prestataire | Rôle et données concernées | Localisation |
|---|---|---|
| OVH SAS | Téléphonie : réception des messages vocaux (supprimés chez OVH dès leur récupération par le Service) ; envoi des emails de service ; nom de domaine ; SMS à l'appelant si l'option est activée | France / UE |
| OpenAI | Transcription de l'audio, résumé, classement, priorité et identification de l'appelant ; classement des notes ; fonctions d'IA des modules activés | États-Unis |
| Stripe | Paiement et facturation (nom et email de la Structure ; la carte est saisie chez Stripe) | UE / États-Unis |
| Connexion avec Google (si choisie) ; réception par email des messages vocaux des lignes Orange ; module Gmail (si activé) | UE / États-Unis | |
| Sentry | Suivi des erreurs du serveur (données personnelles masquées, sans adresse IP) | UE (Allemagne) |
| Notion | Si le module est activé : copie des messages dans l'espace Notion de la Structure | États-Unis |
| Anthropic | Si le module Coach est activé : conversation et profil bien-être | États-Unis |
| Services de notification du navigateur (Google, Apple, Mozilla) | Acheminement des notifications push (contenu chiffré) | Selon le navigateur |
| Base Adresse Nationale (État français) | Aide à la saisie de l'adresse à l'inscription | France |
La transcription et l'analyse des messages par IA sont réalisées par OpenAI (États-Unis). Le contrôle des mots de passe compromis interroge Have I Been Pwned sans aucune donnée personnelle (seuls 5 caractères d'une empreinte du mot de passe sont transmis).
Les transferts hors UE (OpenAI, Stripe, Google et, selon les modules activés, Notion et Anthropic) sont encadrés par le EU-US Data Privacy Framework et/ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne (art. 46.2.c RGPD).
5. Durées de conservation
| Donnée | Durée |
|---|---|
| Messages traités (audio, transcription) | Archivés 7 jours après leur traitement, puis supprimés définitivement 30 jours plus tard (soit environ 37 jours après le traitement) |
| Messages jamais traités (audio, transcription) | Supprimés automatiquement au terme de la durée de conservation choisie par l'administrateur de la Structure (365 jours par défaut) |
| Emails de notification des messages vocaux Orange (boîte Gmail de réception du Service) | Placés dans la corbeille dès l'enregistrement du message dans le Service, puis supprimés définitivement par Google 30 jours plus tard ; un email qui n'a pas pu être traité reste dans la boîte jusqu'à son traitement manuel |
| Données de compte et de la Structure | Pendant l'abonnement ou l'essai ; supprimées 3 mois après la fin de l'abonnement ou de l'essai (avertissement par email 30 jours avant), hors factures conservées 10 ans ; ou plus tôt, sur demande de suppression, effectuée 10 jours après validation de la demande. Les comptes utilisateurs sont alors anonymisés, sauf ceux qui appartiennent aussi à une autre Structure |
| Journaux d'audit et consentements | Pendant la durée de vie de la Structure ; supprimés avec elle |
| Historique de connexion (adresse IP, navigateur) | 12 mois, puis supprimé automatiquement ; supprimé dès l'anonymisation du compte utilisateur |
| Journaux d'utilisation de l'IA | 730 jours |
| Exports de données (portabilité) | 24 heures |
| Factures | 10 ans à compter de la clôture de l'exercice de leur émission (obligation légale, art. L123-22 du Code de commerce) : conservées pendant la vie de la Structure et, après sa suppression, jusqu'au terme de ces 10 ans, avec une copie figée des informations du client (nom, email, adresse, SIRET) ; elles sont alors supprimées automatiquement |
| Démonstration en direct (numéro saisi, adresse IP, navigateur, transcription et résultat) | 30 jours après le début de la démonstration, puis supprimés automatiquement ; l'enregistrement audio n'est pas conservé (voir § 11) |
6. Sécurité
Chiffrement (AES-256-GCM) des identifiants d'intégration et des ordonnances ; mots de passe hachés (scrypt) ; connexions chiffrées (HTTPS) ; politique de sécurité du contenu (CSP) ; limitation des tentatives et verrouillage temporaire du compte après 5 échecs de connexion ; vérification optionnelle des nouveaux appareils par code envoyé par email ; contrôle des mots de passe compromis ; contrôle d'accès par rôles ; journalisation des connexions et des actions sensibles.
7. Droits des personnes
Accès (art. 15), rectification (16), effacement (17), limitation (18), portabilité (20), opposition (21), retrait du consentement — exerçables depuis les paramètres du Service (dont l'export de vos données), par le support intégré ou à support@flowo.fr. Pour les données traitées pour le compte d'une Structure, les demandes sont relayées au responsable de traitement (la Structure).
8. Cookies et stockage local
Le Service dépose uniquement des cookies nécessaires à son fonctionnement, tous propres au Service : __Secure-better-auth.session_token (session, 7 jours), __Secure-better-auth.state (connexion avec Google, 5 minutes), trusted_device (appareil de confiance, 90 jours), notion_oauth_state (connexion Notion, 10 minutes) et NEXT_LOCALE (langue, 1 an). Il conserve aussi des préférences et un cache hors ligne dans le stockage local du navigateur. La mesure d'audience est réalisée par un outil auto-hébergé et sans cookie (Umami), à des fins statistiques anonymes. Aucun cookie tiers ni publicitaire — aucun bandeau de consentement n'est donc nécessaire (exemption CNIL).
9. Réclamation
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL.
10. Modification
En cas de modification substantielle, vous en êtes informé dans le Service et invité à accepter la nouvelle version.
11. Démonstration en direct
Le site de Flowo propose une démonstration en direct : le visiteur saisit son numéro de téléphone, appelle la ligne de démonstration et y laisse un message vocal, dont le résultat s'affiche sur la page. Pour ce traitement, l'Éditeur est responsable de traitement.
- •Données : numéro de téléphone saisi sur le site ; message vocal laissé sur la ligne de démonstration ; sa transcription et son résultat (résumé, classement, priorité, nom et numéro de rappel dictés) ; adresse IP et navigateur, pour limiter les abus.
- •Finalités : faire fonctionner la démonstration (reconnaître l'appel et afficher son résultat) ; prévenir les abus (limites du nombre de démonstrations par adresse IP et par numéro) ; en cas d'erreur technique uniquement, permettre à l'équipe Flowo, prévenue par email, de recontacter la personne au numéro saisi. La démonstration n'envoie ni SMS ni appel automatique.
- •Base légale : intérêt légitime de l'Éditeur à présenter son Service et à le protéger des abus (art. 6.1.f).
- •Conservation : 30 jours après le début de la démonstration, puis suppression automatique ; les compteurs anti-abus expirent au bout d'une heure au plus. L'enregistrement audio n'est pas conservé par le Service : il est supprimé chez OVH après son traitement.
- •Prestataires : les mêmes que pour le Service : OVH SAS (ligne de démonstration et envoi de l'email d'alerte à l'équipe) et OpenAI (transcription et analyse du message, États-Unis, transfert encadré comme indiqué au § 4) ; Sentry reçoit le suivi technique de la démonstration, sans adresse IP et avec le numéro masqué.
Les droits décrits au § 7 s'exercent à support@flowo.fr. Section ajoutée le 14 octobre 2026.
Dernière mise à jour : 14 octobre 2026